Privacy policy

1. Information we handle

Depending on your role and the services you use, we handle your name, email address, telephone number, account identifier and role; property, room and tenancy details; agreements and identity documents where needed for the service; bills, receipts, payment, deposit, commission and settlement records; maintenance requests, complaints, messages and uploaded files or photos.

We receive information from you and from authorised Fourtrees staff, owners or agents managing the relevant property or tenancy. Authentication, session and security records, IP addresses and technical request or device information may also be processed to operate and protect the service. Device notification identifiers are processed if notifications are enabled.

2. Why we use information

We use information to create and authenticate managed accounts, administer properties and tenancies, provide role-specific records, verify bank-transfer receipts, manage collections and settlements, respond to maintenance requests and enquiries, communicate service information, prevent misuse, maintain audit records, and meet applicable legal obligations or resolve disputes. We also use email addresses to send company marketing emails.

Information needed to identify an account, manage a tenancy or verify a payment is necessary for that service. If it is not provided, we may be unable to complete the relevant task. Optional uploads and device permissions depend on the feature you choose.

3. Who can receive information

Relevant records are available to authorised Fourtrees staff and, where needed for their responsibilities, the owner or assigned property agent. Tenants and owners receive information relevant to their own tenancy or property. We may provide necessary records to professional advisers, authorities or other parties where required or permitted by law, or to deal with a specific dispute.

Supabase provides authentication, database and file-storage services; Vercel hosts the website and application services. Our company email service processes correspondence you send us. Google Maps processes map and place requests when you use a map feature. Apple Push Notification service processes iPhone notification identifiers and notification delivery information when push is enabled. Opening WhatsApp or another external service is subject to that service’s privacy policy.

Service providers may process information outside Malaysia. Applicable safeguards and legal requirements apply to these transfers. We limit disclosures to the information needed for the relevant service or obligation.

4. Device permissions and local storage

Camera, photo or file access is used when you choose to capture or upload a document or image. You can control permissions in your device settings; denying a permission may prevent that feature from working. If push notifications are available, you can manage them in device settings.

The website and app use cookies or local storage for sign-in sessions, security, language and introductory-screen preferences. Clearing them may sign you out or reset preferences. A map or external service you open may also process technical information under its own policy.

5. How long information is kept

We keep information for the relevant service and for necessary accounting, contractual, legal or dispute purposes. Our company retention baseline is at least seven years after the relevant transaction or operation is completed for financial records such as receipts, deposits, commission payments and settlements. Agreements are retained during their term and for seven years after both termination and final settlement. A longer applicable legal requirement or specific hold may extend retention.

Identity-card and passport copies do not automatically follow the financial-record schedule. Their purpose and any specific legal obligation are assessed separately. After actual move-out or the end of another service relationship, we review personal information that is no longer needed. Necessary retained records have restricted access. Backup, audit and security records may remain for their applicable retention periods; deletion does not mean every backup copy disappears immediately.

6. Your choices and deletion requests

Contact us at the email below to request access to or correction of your information, withdraw consent where applicable, ask about retention, or request account and personal-data deletion. We may need to verify your identity and clarify the request. If an in-app deletion option is available in Settings, you can use it to initiate a request. You can also contact us if you cannot sign in.

Deletion is subject to necessary record-retention obligations and is not immediate. We assess what can be removed and explain any records that must be retained and why. Deleting an account does not terminate a tenancy, waive a debt or erase required financial evidence. We will explain if a request cannot be fully completed or needs further information. Withdrawing consent may affect services that require the relevant information.

7. Protection of information

We use measures including authenticated access, role-based permissions and restricted document access to protect information. No system or method of transmission is completely secure. Please protect your credentials and contact us if you suspect unauthorised access.

8. Changes and privacy enquiries

We may update this policy when our services or data practices change. The date above identifies the current version. For privacy enquiries, access, correction or deletion requests, contact the company below. You may also raise concerns with the relevant personal data protection authority.

1. Maklumat yang kami kendalikan

Bergantung pada peranan dan perkhidmatan yang digunakan, kami mengendalikan nama, alamat e-mel, nombor telefon, pengecam dan peranan akaun; butiran hartanah, bilik dan penyewaan; perjanjian dan dokumen pengenalan apabila diperlukan; bil, resit, rekod bayaran, deposit, komisen dan penyelesaian; permintaan penyelenggaraan, aduan, mesej serta fail atau foto yang dimuat naik.

Maklumat diterima daripada anda serta kakitangan Fourtrees, pemilik atau ejen yang diberi kuasa untuk mengurus hartanah atau penyewaan berkenaan. Rekod pengesahan, sesi dan keselamatan, alamat IP serta maklumat teknikal permintaan atau peranti juga mungkin diproses untuk mengendalikan dan melindungi perkhidmatan. Pengecam pemberitahuan peranti diproses jika pemberitahuan diaktifkan.

2. Tujuan penggunaan

Kami menggunakan maklumat untuk menyediakan dan mengesahkan akaun, mengurus hartanah dan penyewaan, menyediakan rekod mengikut peranan, mengesahkan resit pindahan bank, mengurus kutipan dan penyelesaian, menjawab permintaan penyelenggaraan dan pertanyaan, menyampaikan maklumat perkhidmatan, mencegah penyalahgunaan, menyimpan rekod audit serta memenuhi kewajipan undang-undang atau menyelesaikan pertikaian. Kami juga menggunakan alamat e-mel untuk menghantar e-mel pemasaran syarikat.

Maklumat untuk mengenal pasti akaun, mengurus penyewaan atau mengesahkan bayaran diperlukan bagi perkhidmatan tersebut. Tanpanya, kami mungkin tidak dapat menyelesaikan urusan berkenaan. Muat naik pilihan dan kebenaran peranti bergantung pada ciri yang anda pilih.

3. Pihak yang boleh menerima maklumat

Rekod berkaitan boleh diakses oleh kakitangan Fourtrees yang diberi kuasa serta pemilik atau ejen yang ditugaskan apabila diperlukan untuk tanggungjawab mereka. Penyewa dan pemilik menerima maklumat berkaitan penyewaan atau hartanah masing-masing. Rekod yang perlu mungkin diberikan kepada penasihat profesional, pihak berkuasa atau pihak lain apabila diwajibkan atau dibenarkan oleh undang-undang, atau untuk pertikaian tertentu.

Supabase menyediakan pengesahan, pangkalan data dan storan fail; Vercel mengehoskan laman web dan perkhidmatan aplikasi. Perkhidmatan e-mel syarikat memproses surat-menyurat anda. Google Maps memproses permintaan peta dan tempat apabila ciri peta digunakan. Apple Push Notification service memproses pengecam dan maklumat penghantaran pemberitahuan iPhone apabila diaktifkan. Penggunaan WhatsApp atau perkhidmatan luar tertakluk pada dasar privasi perkhidmatan tersebut.

Penyedia perkhidmatan mungkin memproses maklumat di luar Malaysia. Perlindungan dan keperluan undang-undang yang berkenaan terpakai pada pemindahan tersebut. Pendedahan dihadkan kepada maklumat yang diperlukan untuk perkhidmatan atau kewajipan berkenaan.

4. Kebenaran peranti dan storan setempat

Akses kamera, foto atau fail digunakan apabila anda memilih untuk mengambil atau memuat naik dokumen atau imej. Kebenaran boleh dikawal melalui tetapan peranti; penolakan boleh menyebabkan ciri tersebut tidak berfungsi. Jika pemberitahuan tersedia, anda boleh menguruskannya melalui tetapan peranti.

Laman web dan aplikasi menggunakan kuki atau storan setempat untuk sesi log masuk, keselamatan, bahasa dan pilihan skrin pengenalan. Pemadamannya boleh melog keluar akaun atau menetapkan semula pilihan. Peta atau perkhidmatan luar yang dibuka juga mungkin memproses maklumat teknikal menurut dasarnya sendiri.

5. Tempoh penyimpanan

Maklumat disimpan untuk perkhidmatan berkaitan serta tujuan perakaunan, kontrak, undang-undang atau pertikaian yang perlu. Dasar asas syarikat menetapkan sekurang-kurangnya tujuh tahun selepas transaksi atau operasi berkenaan selesai bagi rekod kewangan seperti resit, deposit, bayaran komisen dan penyelesaian. Perjanjian disimpan sepanjang tempohnya dan tujuh tahun selepas kedua-dua penamatan dan penyelesaian akhir. Keperluan undang-undang yang lebih panjang atau penahanan khusus boleh melanjutkan tempoh tersebut.

Salinan kad pengenalan dan pasport tidak secara automatik mengikut jadual rekod kewangan; tujuan dan kewajipan khususnya dinilai secara berasingan. Selepas penghuni benar-benar keluar atau hubungan perkhidmatan lain berakhir, kami menyemak maklumat peribadi yang tidak lagi diperlukan. Akses kepada rekod yang perlu disimpan dihadkan. Rekod sandaran, audit dan keselamatan mungkin kekal sepanjang tempoh yang berkenaan; pemadaman tidak bermaksud semua salinan sandaran hilang serta-merta.

6. Pilihan anda dan permintaan pemadaman

Hubungi kami melalui e-mel di bawah untuk meminta akses atau pembetulan maklumat, menarik balik persetujuan jika berkenaan, bertanya tentang penyimpanan, atau meminta pemadaman akaun dan data peribadi. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti dan menjelaskan permintaan. Jika pilihan pemadaman dalam aplikasi tersedia di Tetapan, anda boleh menggunakannya untuk memulakan permintaan. Anda juga boleh menghubungi kami jika tidak dapat log masuk.

Pemadaman tertakluk pada kewajipan penyimpanan rekod yang perlu dan tidak berlaku serta-merta. Kami menilai maklumat yang boleh dipadamkan dan menerangkan rekod yang mesti disimpan serta sebabnya. Pemadaman akaun tidak menamatkan penyewaan, menggugurkan hutang atau memadam bukti kewangan yang diperlukan. Kami akan menerangkan jika permintaan tidak dapat diselesaikan sepenuhnya atau memerlukan maklumat lanjut. Penarikan persetujuan mungkin menjejaskan perkhidmatan yang memerlukan maklumat berkenaan.

7. Perlindungan maklumat

Kami menggunakan langkah seperti akses yang disahkan, kebenaran berdasarkan peranan dan akses dokumen terhad untuk melindungi maklumat. Tiada sistem atau kaedah penghantaran yang selamat sepenuhnya. Lindungi butiran log masuk anda dan hubungi kami jika mengesyaki akses tanpa kebenaran.

8. Perubahan dan pertanyaan privasi

Dasar ini mungkin dikemas kini apabila perkhidmatan atau amalan data berubah. Tarikh di atas mengenal pasti versi semasa. Untuk pertanyaan privasi atau permintaan akses, pembetulan atau pemadaman, hubungi syarikat di bawah. Anda juga boleh mengemukakan kebimbangan kepada pihak berkuasa perlindungan data peribadi yang berkaitan.

1. 我们处理的资料

根据您的角色及所用服务，我们处理姓名、邮箱、电话号码、账号标识及角色；物业、房间与租约资料；服务所需的协议及身份证明；账单、收据、付款、押金、佣金与结算记录；报修、投诉、消息，以及上传的文件或照片。

资料来自您本人，以及获授权管理相关物业或租约的 Fourtrees 员工、业主或房产顾问。我们也可能处理认证、会话及安全记录、IP 地址和技术请求或设备资料，以运营及保护服务。启用通知时会处理设备通知标识。

2. 资料用途

资料用于建立及验证受管理账号、管理物业与租约、提供对应角色的记录、核对银行转账凭证、管理收款与结算、处理报修及咨询、传达服务信息、防止滥用、保存审计记录，以及履行适用法律义务或处理争议。我们也会使用电子邮箱地址发送公司的营销邮件。

识别账号、管理租约或核对付款所需的资料属于相关服务的必要资料；未提供时，我们可能无法完成相应操作。可选附件及设备权限取决于您选择的功能。

3. 资料接收方

获授权的 Fourtrees 员工，以及履行职责所需的相关业主或负责房产顾问，可查看相关记录。租客及业主获得与本人租约或物业有关的资料。法律要求或允许，或处理具体争议时，我们可能向专业顾问、主管机关或其他相关方提供必要记录。

Supabase 提供认证、数据库和文件储存服务；Vercel 提供网站及应用服务托管。公司邮箱服务处理您发送的邮件。使用地图时，Google Maps 处理地图及地点请求。启用 iPhone 推送时，Apple Push Notification service 处理设备通知标识及通知投递资料。您打开 WhatsApp 或其他外部服务后，其自身隐私政策适用。

服务商可能在马来西亚境外处理资料，相关传输须符合适用保障措施及法律要求。资料披露限于相关服务或义务所需的范围。

4. 设备权限与本地储存

您选择拍摄或上传文件、图片时，才会使用相应的相机、照片或文件权限。您可在设备设置中控制权限；拒绝权限可能导致对应功能无法使用。若已提供推送通知，可在设备设置中管理。

网站及应用使用 Cookie 或本地储存维持登录、安全、语言及介绍页偏好。清除这些资料可能使您退出登录或重置偏好。您打开的地图或外部服务也可能按其自身政策处理技术资料。

5. 保存期限

我们为相关服务，以及必要的会计、合同、法律或争议用途保存资料。公司对收据、押金、佣金付款及结算等财务记录采用的保存基准，是相关交易或业务完成后至少七年。租约在有效期内保留，并在终止及最终结算均完成后继续保存七年。更长的适用法律期限或具体保留要求可能延长该期限。

身份证及护照副本不自动套用财务记录期限，其用途及具体义务会另行评估。租客实际退租或其他服务关系结束后，我们会审查不再必要的个人资料。必须保留的记录限制访问。备份、审计及安全记录可能在适用期限内继续保留；删除并不表示所有备份副本立即消失。

6. 您的选择与删除申请

您可通过下方邮箱申请查阅或更正资料、在适用情况下撤回同意、查询保存安排，或申请删除账号及个人资料。我们可能需要验证身份并确认申请范围。如设置中已提供应用内删除选项，您可从该入口发起申请；无法登录时也可通过邮箱联系我们。

删除须考虑必要记录的保留义务，并非即时完成。我们会评估可移除的资料，并说明必须保留的记录及原因。删除账号不等于终止租约、免除债务或删除必要财务凭据。如申请无法全部完成或需要补充资料，我们会说明。撤回同意可能影响依赖相关资料的服务。

7. 资料保护

我们采用身份验证、按角色分配权限及限制文件访问等措施保护资料。任何系统或传输方式都不能保证绝对安全。请妥善保管登录资料，发现疑似未经授权的访问时联系我们。

8. 政策更新与隐私咨询

服务或资料处理方式变化时，我们可能更新本政策；上方日期标明当前版本。如需咨询隐私或申请查阅、更正、删除资料，请联系下方公司。您也可向相关个人资料保护主管机关反映疑虑。